Jak zarządzać emailami i szablonami wiadomości

Główne funkcje systemu

System emaili w Lernavo oferuje kompletne rozwiązanie do komunikacji z uczestnikami:

Nawigacja w systemie emaili

System emaili jest dostępny w menu głównym w sekcji Maile:

• Wyślij - Kreator wysyłki masowych emaili
• Szablony - Zarządzanie szablonami automatycznych wiadomości
• Wysłane - Historia wysłanych wiadomości i statystyki

Przegląd procesu wysyłki

Wysyłanie masowych emaili odbywa się w 3 prostych krokach:

Krok 1: Kompozycja wiadomości

Rozpoczęcie procesu

1. Przejdź do Maile > Wyślij
2. Zobaczysz kreator wysyłki z 3 krokami

Wybór szablonu (opcjonalnie)

Uzupełnianie treści wiadomości

Temat wiadomości:

• Wprowadź temat w polu "Temat Emaila"
• Możesz użyć zmiennych, np. [[userName]] lub [[schoolName]]
• Kliknij przycisk "Wstaw zmienną", aby zobaczyć dostępne zmienne

Treść główna wiadomości:

• Użyj edytora wizualnego do stworzenia treści
• Możesz formatować tekst (pogrubienie, kursywa, listy)
• Dodaj treść, linki
• Wstaw zmienne dynamiczne klikając przycisk "Wstaw zmienną"
• Dodaj przyciski akcji klikając "Wstaw Przycisk"

Stopka wiadomości:

• Domyślna stopka zawiera informacje o prawach autorskich
• Możesz dodać własną treść (np. dane kontaktowe, linki do mediów społecznościowych)
• Stopka jest opcjonalna

Wstawianie przycisków akcji

1. Kliknij "Wstaw Przycisk"
2. Wprowadź:
   • Tekst przycisku (np. "Przejdź do kursu")
   • URL przycisku (adres, do którego prowadzi przycisk)
3. Możesz użyć zmiennych w URL, np. [[courseUrl]]
4. Kliknij "Wstaw"

Przejście do podglądu

• Po uzupełnieniu treści kliknij "Dalej"
• System sprawdzi, czy temat i treść są wypełnione

Krok 2: Podgląd wiadomości

W kroku podglądu zobaczysz, jak będzie wyglądała wiadomość dla odbiorców:

• Temat wiadomości
• Pełna treść z zastosowanym formatowaniem
• Nagłówek z logo platformy
• Stopka

• Kliknij "Dalej", aby przejść do wyboru odbiorców
• Kliknij "Wstecz", aby wrócić do edycji treści

Krok 3: Wybór odbiorców i wysyłka

Wybór typu odbiorców

Możesz wysłać email do:

Opcja A: Wybór indywidualnych użytkowników

1. Zaznacz opcję "Wybrani Użytkownicy"
2. Kliknij pole "Odbiorcy"
3. Zaznacz checkboxy przy użytkownikach, którym chcesz wysłać wiadomość
4. Możesz użyć wyszukiwania, aby szybko znaleźć użytkownika
5. Licznik pokazuje, ilu odbiorców wybrałeś

Opcja B: Wybór grup

1. Zaznacz opcję "Grupy"
2. Kliknij pole "Grupy"
3. Zaznacz grupy, do których chcesz wysłać wiadomość:
   • Wszyscy użytkownicy - Wszyscy z platformy (z zgodą na newsletter)
   • Kurs: [Nazwa kursu] - Wszyscy zapisani na konkretny kurs
   • Pakiet: [Nazwa pakietu] - Wszyscy zapisani na konkretny pakiet
4. Licznik pokazuje, ilu unikalnych użytkowników obejmują wybrane grupy

Monitorowanie limitu wysyłki

Po wyborze odbiorców zobaczysz informację o limitach:

• Aktualnie wysłane - Liczba emaili wysłanych w bieżącym miesiącu
• Limit miesięczny - Maksymalna liczba emaili w Twoim planie
• Po wysłaniu - Przewidywana liczba wysłanych po tej operacji
• Pasek pokazuje wykorzystanie limitu

Wysyłka

1. Sprawdź liczbę wybranych odbiorców
2. Upewnij się, że nie przekroczysz limitu
3. Kliknij "Wyślij Email"
4. Wiadomości zostaną dodane do kolejki i wysłane automatycznie
5. Zobaczysz komunikat o pomyślnym dodaniu do kolejki

Czym są szablony emaili?

Szablony emaili to predefiniowane wiadomości, które są automatycznie wysyłane w odpowiedzi na określone wydarzenia w platformie (np. zakup kursu, ukończenie kursu, nowy komentarz). Lernavo oferuje 11 systemowych szablonów, które możesz dostosować do swoich potrzeb.

Typy szablonów

Przeglądanie szablonów

1. Przejdź do Maile > Szablony
2. Zobaczysz tabelę ze wszystkimi szablonami:
   • Nazwa szablonu
   • Opis - Kiedy szablon jest wysyłany
   • Typ - Automatyczny lub Niestandardowy
   • Akcje - Przycisk "Edytuj szablon"
3. Możesz wyszukiwać szablony po nazwie lub opisie

Edycja szablonu

Rozpoczęcie edycji

1. W tabeli szablonów kliknij "Edytuj szablon" przy wybranym szablonie
2. Przejdziesz do edytora szablonu

Zakładka: Edytor

Dla niestandardowych szablonów:

• Nazwa szablonu - Unikalna nazwa widoczna na liście

Dla wszystkich szablonów:

1. Temat wiadomości

• Wprowadź temat emaila
• Użyj zmiennych dynamicznych (np. [[userName]])
• Kliknij przycisk "Wstaw zmienną" po prawej stronie, aby wybrać zmienną z listy

2. Treść wiadomości

• Edytor wizualny pozwala na pełne formatowanie
• Dodaj tekst, obrazy, linki, listy
• Kliknij "Wstaw Przycisk", aby dodać przycisk akcji (np. "Przejdź do kursu")
• Kliknij "Zmienne", aby wstawić zmienne dynamiczne

3. Stopka

• Edytuj stopkę wiadomości
• Możesz dodać informacje kontaktowe, linki
• Domyślnie zawiera informacje o prawach autorskich

Zakładka: Podgląd

1. Przejdź do zakładki "Podgląd"
2. Kliknij "Odśwież podgląd", aby zobaczyć aktualny wygląd wiadomości
3. Zobaczysz:
   • Temat wiadomości z zastąpionymi zmiennymi
   • Pełną treść emaila w formacie HTML
   • Nagłówek z logo platformy
   • Stopkę

Zapisywanie zmian

1. Po edycji kliknij "Zapisz zmiany"
2. Szablon zostanie zaktualizowany
3. Nowe wiadomości będą używały zaktualizowanego szablonu

Resetowanie szablonu do wersji domyślnej

Tylko dla szablonów automatycznych:

1. Otwórz edytor szablonu
2. Kliknij "Resetuj do domyślnego"
3. Potwierdź resetowanie
4. Szablon zostanie przywrócony do oryginalnej wersji systemowej

Tworzenie niestandardowego szablonu

Krok 1: Utworzenie szablonu

1. Przejdź do Maile > Szablony
2. Kliknij "Dodaj nowy szablon"
3. W oknie modalnym wprowadź:
   • Nazwa szablonu - Unikalna nazwa (np. "Newsletter miesięczny")
4. Kliknij "Utwórz szablon"

Krok 2: Edycja szablonu

1. Po utworzeniu zostaniesz przekierowany do edytora
2. Edytuj temat, treść i stopkę jak opisano powyżej
3. Zapisz zmiany

Krok 3: Używanie szablonu

• Twój niestandardowy szablon będzie dostępny w kreatorze wysyłki
• Możesz go wybrać jako punkt wyjścia do masowej wysyłki

Usuwanie niestandardowego szablonu

Tylko dla szablonów niestandardowych:

1. Otwórz edytor szablonu niestandardowego
2. Kliknij "Usuń szablon"
3. Potwierdź usunięcie
4. Szablon zostanie trwale usunięty

Lernavo oferuje 11 predefiniowanych szablonów automatycznych, które są wysyłane w odpowiedzi na konkretne wydarzenia:

Szablony uwierzytelniania i konta

Szablony związane z kursami

Szablony interakcji i powiadomień

Szablony dla newslettera i leadów

Szablony dla zarządzania użytkownikami

Historia wysłanych wiadomości

1. Przejdź do Maile > Wysłane
2. Zobaczysz listę wszystkich wysłanych wiadomości z platformy

Tabela historii wiadomości

Tabela zawiera szczegółowe informacje o każdej wysłanej wiadomości:

• Odbiorca - Adres email odbiorcy
• Temat - Temat wiadomości
• Typ - Typ wiadomości:
  • Transakcyjne - Wiadomości systemowe (np. reset hasła, potwierdzenie zakupu)
  • Marketingowe - Masowe wysyłki przez kreator
  • Powiadomienie - Powiadomienia o wydarzeniach (np. nowy komentarz)
  • Systemowe - Wiadomości wewnętrzne systemu
• Status - Aktualny status wiadomości (kolorowa etykieta)
• Wysłano o - Data i czas wysyłki

Filtry i wyszukiwanie

Filtr po statusie:

• Wybierz status z listy rozwijanej
• Tabela pokaże tylko wiadomości z wybranym statusem

Filtr po typie:

• Wybierz typ z listy rozwijanej
• Tabela pokaże tylko wiadomości wybranego typu

Wyszukiwanie:

• Wpisz frazę w polu wyszukiwania
• System przeszuka adresy email odbiorców i tematy wiadomości

Czyszczenie filtrów:

• Kliknij "Wyczyść filtry", aby wrócić do pełnej listy

Paginacja

• Domyślnie wyświetlanych jest 25 wiadomości na stronę
• Możesz zmienić liczbę wiadomości na stronę (10, 25, 50, 100)
• Użyj przycisków nawigacji, aby przejść między stronami

Czym są grupy odbiorców?

Grupy odbiorców to automatycznie generowane zbiory użytkowników na podstawie określonych kryteriów. Ułatwiają one wysyłkę wiadomości do określonych segmentów uczestników platformy.

Dostępne grupy

Jak działa liczenie użytkowników w grupach?

• System automatycznie liczy tylko użytkowników ze zgodą na newsletter
• Jeśli użytkownik należy do kilku wybranych grup, liczy się tylko raz
• Liczby są aktualizowane na bieżąco

Wysyłanie masowych emaili

• ✅ Personalizuj wiadomości - Używaj zmiennych takich jak [[userName]], aby wiadomość była bardziej osobista
• ✅ Testuj przed wysyłką - Wyślij testową wiadomość do siebie, aby sprawdzić wygląd
• ✅ Zwięzły temat - Temat powinien być krótki (do 50 znaków) i przyciągający uwagę
• ✅ Jasny call-to-action - Użyj przycisków akcji, aby ułatwić odbiorcom wykonanie pożądanej akcji
• ✅ Sprawdź limity planu - Przed wysyłką upewnij się, że nie przekroczysz miesięcznego limitu
• ✅ Regularna wysyłka - Utrzymuj regularność (np. newsletter co miesiąc), ale nie przesadzaj z częstotliwością
• ❌ Unikaj słów spamowych - Unikaj słów takich jak "GRATIS", "KLIKNIJ TUTAJ", wielkich liter w temacie

Zarządzanie szablonami

• ✅ Dostosuj szablony do marki - Edytuj domyślne szablony, aby pasowały do identyfikacji wizualnej Twojej platformy
• ✅ Używaj przyjaznego tonu - Wiadomości automatyczne powinny być ciepłe i pomocne, nie robotyczne
• ✅ Testuj zmiany - Po edycji szablonu wyślij testową wiadomość, aby sprawdzić wygląd
• ✅ Dodaj wartość - Każda wiadomość powinna dostarczać wartość odbiorcy (np. przydatne informacje, instrukcje)
• ✅ Jasne instrukcje - Szczególnie w wiadomościach o dostępie do kursów - wyjaśnij, co odbiorca ma zrobić
• ✅ Dokumentuj zmiany - Jeśli edytujesz szablon, zanotuj co i dlaczego zmieniłeś

Zgodność z RODO

• ✅ Wysyłaj tylko do osób ze zgodą - System robi to automatycznie, ale pamiętaj o tym przy importowaniu użytkowników
• ✅ Zapewnij łatwy sposób rezygnacji - Link do rezygnacji z newslettera jest automatycznie dodawany do stopki
• ✅ Przechowuj dowody zgody - System rejestruje zgody automatycznie podczas rejestracji
• ✅ Szanuj rezygnacje - System automatycznie usuwa użytkowników, którzy zrezygnowali z newslettera, z list wysyłkowych

Zarządzanie limitami planu

• ✅ Planuj wysyłki z wyprzedzeniem - Sprawdź wykorzystanie limitu przed dużą kampanią
• ✅ Priorytetyzuj ważne wiadomości - Jeśli zbliżasz się do limitu, wysyłaj tylko najważniejsze wiadomości
• ✅ Rozważ upgrade planu - Jeśli regularnie przekraczasz limit, upgrade da Ci więcej możliwości
• ✅ Limity resetują się co miesiąc - Pierwszego dnia miesiąca licznik wraca do zera
• 💡 Optymalizuj segmentację - Wysyłaj do odpowiednich grup zamiast do wszystkich, aby oszczędzać limity

Częste scenariusze

Scenariusz 1: Newsletter miesięczny

Zalecane podejście:

1. Utwórz niestandardowy szablon "Newsletter miesięczny"
2. Co miesiąc używaj tego szablonu jako punktu wyjścia
3. Edytuj treść na aktualne informacje
4. Wyślij do grupy "Wszyscy użytkownicy" lub wybranych kursów
5. Optymalizuj treść na podstawie wyników

Scenariusz 2: Ogłoszenie o nowej lekcji w kursie

Zalecane podejście:

1. Wybierz grupę odpowiadającą konkretnemu kursowi
2. W temacie: "Nowa lekcja w [Nazwa kursu]: [Temat lekcji]"
3. W treści: Krótki opis lekcji, co uczestnik się nauczy
4. Dodaj przycisk "Przejdź do lekcji" z linkiem bezpośrednim
5. Wyślij wiadomość

Scenariusz 3: Powitanie nowych uczestników po zakupie

Zalecane podejście:

1. Edytuj szablon "Zakup kursu"
2. Dodaj ciepłe powitanie i gratulacje z zakupu
3. Wyjaśnij, jak uzyskać dostęp do kursu
4. Dodaj przycisk "Zacznij naukę"
5. Opcjonalnie: Dodaj informacje o społeczności, wsparciu technicznym
6. Zapisz szablon - będzie wysyłany automatycznie po każdym zakupie