Jak dodawać i importować użytkowników

Przegląd

Dodawanie użytkowników do Twojej szkoły online może być kluczowe dla rozwoju platformy edukacyjnej (szczególnie przy migracji z innej platformy LMS). Lernavo oferuje dwa wygodne sposoby dodawania kursantów: ręczne dodawanie użytkowników lub masowy import za pomocą pliku CSV. W tym przewodniku pokażemy Ci oba sposoby krok po kroku.

Zanim zaczniesz

Upewnij się, że:

• Masz odpowiednie uprawnienia w swojej szkole
• Znasz adresy e-mail użytkowników, których chcesz dodać
• Masz wolne miejsce w limicie użytkowników Twojego planu
• Jeśli planujesz zapisywać użytkowników na kursy - masz utworzone kursy lub pakiety
• Dla importu CSV - masz przygotowany plik CSV z danymi użytkowników

Metoda 1: Ręczne dodawanie użytkowników

Ręczne dodawanie jest idealne, gdy chcesz dodać kilku użytkowników naraz lub potrzebujesz pełnej kontroli nad procesem.

Krok 1: Otwórz panel użytkowników

1. Zaloguj się do panelu administratora Lernavo
2. Przejdź do Użytkownicy > Uczestnicy kursów w menu głównym
3. Kliknij przycisk Dodaj/importuj uczestników w prawym górnym rogu

Krok 2: Wybierz zakładkę "Ręcznie"

W oknie modalnym zobaczysz dwie zakładki:

• Ręcznie - do pojedynczego lub małej liczby użytkowników
• Importuj CSV - do masowego importu (omówiony w Metodzie 2)

Upewnij się, że jesteś w zakładce Ręcznie.

Krok 3: Wprowadź dane użytkowników

Dla każdego użytkownika wprowadź:

• Imię i opcjonalnie nazwisko - pełna nazwa użytkownika
• Adres e-mail - unikalny adres e-mail (używany do logowania)

Krok 4: Dodaj więcej użytkowników (opcjonalnie)

Aby dodać więcej niż jednego użytkownika naraz:

1. Kliknij przycisk + Dodaj kolejnego uczestnika pod formularzem
2. Wypełnij dane dla następnego użytkownika
3. Powtórz proces dla wszystkich użytkowników

Możesz usunąć wiersz użytkownika klikając ikonę kosza obok jego danych.

Krok 5: Zapisz użytkowników na kursy (opcjonalnie)

Jeśli chcesz od razu zapisać nowych użytkowników na kursy lub pakiety:

1. Zaznacz checkbox Dodaj dostęp do wybranych produktów dla importowanych uczestników
2. Pojawi się sekcja wyboru kursów i pakietów

Wybierz kursy lub pakiety:

• W polu Wybierz kursy zaznacz kursy, na które chcesz zapisać użytkowników
• W polu Wybierz pakiety zaznacz pakiety (jeśli masz)
• Możesz wybrać wiele kursów i pakietów jednocześnie

Ustaw daty wygaśnięcia (opcjonalnie):

Dla każdego wybranego kursu lub pakietu możesz ustawić datę wygaśnięcia dostępu:

1. Kliknij pole daty obok nazwy kursu/pakietu
2. Wybierz datę, do której użytkownik ma mieć dostęp
3. Jeśli nie ustawisz daty - dostęp będzie bezterminowy

Krok 6: Zgoda dodawanych użytkowników na otrzymywanie newslettera z Twojej platformy (opcjonalnie)

Przed dodaniem użytkowników możesz potwierdzić, że:

1. Zaznacz checkbox Użytkownicy wyrazili zgodę na otrzymywanie wiadomości email z mojej platformy kursowej (newsletter)
2. To wymóg prawny zgodny z RODO

Krok 7: Dodaj użytkowników

1. Kliknij przycisk Dodaj uczestników na dole modala
2. System zweryfikuje dane i utworzy konta użytkowników
3. Każdy nowy użytkownik otrzyma e-mail powitalny z linkiem do ustawienia hasła

Metoda 2: Import użytkowników z pliku CSV

Import CSV jest idealny, gdy musisz dodać dużą liczbę użytkowników jednocześnie. Możesz zaimportować dziesiątki lub setki użytkowników w kilka sekund.

Krok 1: Przygotuj plik CSV

Twój plik CSV musi zawierać dokładnie dwie kolumny w następującej kolejności:

1. name - Imię i nazwisko użytkownika
2. email - Adres e-mail użytkownika

Przykładowy format pliku CSV:

name,email
Jan Kowalski,jan.kowalski@example.com
Anna Nowak,anna.nowak@example.com
Piotr Wiśniewski,piotr.wisniewski@example.com
Maria Wójcik,maria.wojcik@example.com

Jak utworzyć plik CSV:

W Microsoft Excel lub Google Sheets:

1. Utwórz nową tabelę
2. W pierwszym wierszu wpisz: name w kolumnie A, email w kolumnie B
3. Wypełnij dane użytkowników w kolejnych wierszach
4. Zapisz plik jako CSV:
   • Excel: Plik → Zapisz jako → Wybierz "CSV UTF-8 (rozdzielany przecinkami)"
   • Google Sheets: Plik → Pobierz → Wartości rozdzielane przecinkami (.csv)

Krok 2: Otwórz zakładkę "Importuj CSV"

1. W panelu Użytkownicy kliknij Dodaj uczestników
2. W modalnym oknie przejdź do zakładki Importuj CSV

Krok 3: Prześlij plik CSV

1. Kliknij w obszar Przeciągnij i upuść plik CSV tutaj lub kliknij, aby wybrać
2. Wybierz swój przygotowany plik CSV z dysku
3. Lub przeciągnij plik bezpośrednio do obszaru przesyłania

System automatycznie zweryfikuje plik:

• Sprawdzi format CSV
• Zweryfikuje obecność wymaganych kolumn
• Pokaże liczbę użytkowników do zaimportowania

Krok 4: Skonfiguruj zapisy na kursy (opcjonalnie)

Podobnie jak przy ręcznym dodawaniu, możesz od razu zapisać importowanych użytkowników na kursy:

1. Zaznacz Dodaj dostęp do wybranych produktów dla importowanych uczestników
2. Wybierz kursy i/lub pakiety
3. Ustaw daty wygaśnięcia (opcjonalnie)

Wszystkie zaimportowani użytkownicy zostaną zapisani na wybrane kursy z tymi samymi ustawieniami.

Krok 5: Potwierdź zgodę (opcjonalnie)

1. Zaznacz checkbox potwierdzający zgodę użytkowników na otrzymywanie newslettera z Twojej platformy

Krok 6: Rozpocznij import

1. Kliknij przycisk Importuj użytkowników
2. System rozpocznie przetwarzanie w tle
3. Zobaczysz powiadomienie o rozpoczęciu importu

Krok 7: Monitoruj postęp importu

Podczas importu:

• Zobaczysz pasek postępu pokazujący status importu
• Import może potrwać od kilku sekund do kilku minut (w zależności od liczby użytkowników)
• Po zakończeniu otrzymasz powiadomienie o sukcesie lub ewentualnych błędach

Powiadomienia e-mail dla nowych użytkowników

Po dodaniu użytkowników (zarówno ręcznie jak i przez CSV):

1. Każdy nowy użytkownik otrzymuje e-mail powitalny
2. E-mail zawiera:
   • Powitanie w szkole
   • Link do ustawienia hasła
   • Instrukcje pierwszego logowania
   • Informacje o zapisanych kursach (jeśli dotyczy)
3. Link jest ważny przez 48 godzin
4. Po tym czasie użytkownik może użyć funkcji "Zapomniałem hasła"

Ponowne wysłanie zaproszenia

Jeśli użytkownik nie otrzymał e-maila lub link wygasł:

1. Przejdź do listy Użytkownicy
2. Znajdź użytkownika na liście
3. Kliknij menu (⋮) obok nazwiska użytkownika
4. Wybierz Wyślij ponownie zaproszenie
5. Użytkownik otrzyma nowy e-mail z linkiem

Zarządzanie zapisami użytkowników

Po dodaniu użytkowników możesz w każdej chwili zarządzać ich zapisami na kursy:

Edycja zapisów użytkownika:

1. Na liście użytkowników kliknij menu (⋮) obok użytkownika
2. Wybierz Edytuj
3. Dodaj lub usuń kursy/pakiety
4. Zmień daty wygaśnięcia
5. Zapisz zmiany

Przeglądanie zapisów użytkownika:

1. Kliknij na nazwisko użytkownika w tabeli
2. Rozwiń szczegóły użytkownika
3. Zobaczysz listę wszystkich kursów/pakietów:
   • Status zapisu (Aktywny, Wygasły, itp.)
   • Typ zapisu (Płatny, Darmowy, Subskrypcja)
   • Data wygaśnięcia
   • Postęp w kursie
   • Daty zapisania i ostatniej aktualizacji

Limity użytkowników i plany

Liczba użytkowników, których możesz dodać, zależy od Twojego planu:

• Plan darmowy: Ograniczona liczba użytkowników
• Plan Standard: Większy limit + import CSV
• Plan Pro: Jeszcze większy limit + zaawansowane funkcje
• Plan Pro Plus: Nielimitowana liczba użytkowników

Rozwiązywanie problemów

Błędy podczas ręcznego dodawania

Błąd: "Adres e-mail już istnieje"

• Ten adres e-mail jest już używany przez innego użytkownika
• Sprawdź czy użytkownik nie istnieje już w systemie
• Użyj innego adresu e-mail

Błąd: "Nieprawidłowy format e-mail"

• Upewnij się, że adres e-mail ma prawidłowy format: nazwa@domena.pl
• Usuń spacje przed i po adresie

Błąd: "Przekroczono limit użytkowników"

• Osiągnąłeś maksymalną liczbę użytkowników w swoim planie
• Usuń nieaktywnych użytkowników lub zaktualizuj plan

Błędy podczas importu CSV

Błąd: "Nieprawidłowy format pliku"

• Upewnij się, że plik jest w formacie CSV, nie Excel (.xlsx)
• Sprawdź czy pierwsza linia zawiera nagłówki: name,email
• Użyj przecinka jako separatora

Błąd: "Brak wymaganych kolumn"

• Plik CSV musi zawierać kolumny: name i email
• Sprawdź pisownię nagłówków (małe litery, bez spacji)

Część użytkowników nie została zaimportowana

• Po imporcie sprawdź raport błędów
• Użytkownicy z duplikatami e-maili zostaną pominięci
• Użytkownicy z nieprawidłowymi danymi zostaną pominięci
• Popraw błędne dane i zaimportuj ponownie tylko nieudanych użytkowników

Użytkownik nie otrzymał e-maila

1. Sprawdź folder SPAM/Kosz użytkownika
2. Zweryfikuj poprawność adresu e-mail
3. Użyj opcji Wyślij ponownie zaproszenie
4. Jeśli problem się powtarza - skonfiguruj domenę niestandardową dla e-maili (zobacz przewodnik)

Najlepsze praktyki

Przed dodaniem użytkowników:

• ✅ Upewnij się, że masz zgodę użytkowników (RODO)
• ✅ Przygotuj kursy i materiały przed zapisaniem użytkowników
• ✅ Przetestuj import na małej grupie (2-3 użytkowników) przed masowym importem
• ✅ Zweryfikuj adresy e-mail pod kątem błędów
• ✅ Zachowaj kopię pliku CSV przed importem

Potrzebujesz pomocy?

Jeśli masz problemy z dodawaniem lub importowaniem użytkowników:

• Skontaktuj się z pomocą Lernavo
• Dołącz informacje o:
  • Metodzie dodawania (ręczna / CSV)
  • Komunikacie o błędzie (jeśli występuje)
  • Liczbie użytkowników do dodania
  • Przykładowym pliku CSV (dla problemów z importem)